Dans la plupart des entreprises, 50 à 80% des dépenses passent chez des fournisseurs. Autrement dit, la marge se joue en grande partie à l’achat. La bonne nouvelle : avec une préparation rigoureuse et quelques leviers bien choisis, il est réaliste de réduire la facture de 10 à 30% sans détériorer la qualité ni la relation. Voici une méthode concrète, étape par étape, pour y arriver.

1) Préparer la négociation comme un projet (et non comme une “discussion”)

Objectif, périmètre, calendrier, rôles.

• Fixez un objectif chiffré (ex. : -18% TCO à 6 mois) et un seuil de sortie (BATNA) clair.

• Définissez le périmètre exact : références, volumes, services inclus, pays, incoterms, garanties.

• Établissez un rétroplanning : analyse des dépenses (S1), appels d’offres (S2–S4), short-list (S5), négos finales (S6), signature (S7).

Cartographiez vos fournisseurs (inspiré de la matrice de Kraljic) :

• Stratégiques (fort impact + risque élevé) : partenariats, contrats longs avec clauses de performance.

• Effet de levier (fort impact + risque faible) : compétitions, enchères inversées, consolider les volumes.

• Goulots (faible impact + risque élevé) : sécuriser le risque avant le prix.

• Non critiques (faible impact + faible risque) : standardiser, automatiser, réduire le nombre de fournisseurs.

2) Construire votre “should-cost” et parler coûts, pas seulement prix

Avant toute négociation, bâtissez une structure de coûts (matières, main-d’œuvre, énergie, logistique, marge) et un TCO (coût total de possession : prix + transport + stock + qualité + délais + fin de vie).

• Demandez des devis décomposés.

• Comparez aux indices (matières premières, énergie, fret) pour justifier vos demandes de baisse.

• Repérez les gaspillages côté fournisseur (emballages, surqualité, trop de variantes).

Astuce : si la matière pèse 40% du prix et a baissé de 15% sur 12 mois, vous avez un argument objectivé pour demander ~6% de remise rien que sur ce poste (0,40 × 15%).

3) Multiplier les leviers : la somme de petites baisses fait 30%

Leviers commerciaux

• Regroupement de volumes (multi-sites, multi-pays) → remises de palier.

• Engagement de durée (12–24 mois) contre prix fermes ou capés.

• Part de portefeuille (en échange de x% de votre catégorie, -y% sur les prix).

• Concurrence organisée : RFQ, enchère inversée (réservée aux produits comparables).

Leviers logistiques et process

• Standardisation des références, MOQ optimisés, livraisons cadencées.

• VMI/consignation pour réduire vos stocks (et leur coût).

• Emballages réutilisables, consolidation des expéditions.

Leviers financiers

• Escompte pour paiement anticipé. Exemple : “2/10 net 30” = 2% de remise si vous payez 20 jours plus tôt. Le taux équivalent annuel ≈ (0,02/0,98) × (360/20) ≈ 36,7%. Si votre coût du capital est < 36,7%, prenez la remise.

• Indexation transparente sur indices publics (plutôt que des hausses arbitraires).

Leviers techniques

• Co-ingénierie : revoir le design pour baisser matière/temps de cycle.

• Substitutions de matière, tolérances adaptées à l’usage réel.

• Dual-sourcing pour réintroduire de la concurrence.

Additionnez : -8% via volumes + -5% via standardisation + -4% via escompte + -6% via co-design + -3% via logistique → -26% réalistes, et le reste vient souvent des clauses contractuelles et de la qualité.

4) Mettre le marché en compétition (sans brûler les ponts)

RFx propre et comparable

• Dossier clair : cahier des charges, quantités prévisionnelles, SLA, pénalités/bonus, incoterms, modalités de révision.

• Grille de réponse standard pour éviter les pommes et les poires.

• Short-list de 2–4 fournisseurs et “best & final offer” (BAFO).

Enchère inversée (si produits standardisés)

• Fixez un prix de réserve, des paliers minimum, une durée courte (15–30 min) et des règles connues.

• L’objectif n’est pas uniquement le prix final, mais aussi une courbe de marché utile pour les négos bilatérales.

5) Conduire l’entretien de négociation

Check-list avant réunion

• Objectifs, concessions acceptables, scénarios de repli.

• Rôles dans l’équipe : lead, observateur, expert technique.

• Arguments chiffrés, alternatives (BATNA), décisions autorisées.

Script simple (à adapter)

1. Ouverture : “Merci pour votre offre. Nous visons un TCO réduit de 18% tout en sécurisant la qualité et les délais.”

2. Ancrage : “Sur base de nos volumes consolidés et des indices matières (-12% YoY), nous positionnons la cible à -15% prix + escompte 1,5% + frais logistiques réduits.”

3. Échanges : posez des questions pour découvrir les contraintes réelles (matière, capacité, MOQ).

4. Concessions conditionnelles : “Si nous engageons 24 mois + VMI, pouvez-vous passer à -18% et fixer un cap de +3%/an max ?”

5. Clôture : cadrez la prochaine étape : “Envoyez votre BAFO d’ici vendredi. Signature prévue mardi.”

6) Sécuriser les gains dans le contrat

Clauses utiles

• Annexes de prix décomposés (transparence).

• Révision indexée (seuils, indices, plafonds).

• SLA & KPI : taux de service, ppm qualité, OTIF, lead time.

• Bonus/Malus : bonus si < 200 ppm, malus si > 500 ppm, etc.

• Plan de continuité (double source, stocks de sécurité).

• Droits d’audit du process et de la chaîne d’approvisionnement.

7) Mesurer, prouver, capitaliser

Suivez vos gains au TCO, pas seulement au prix.

• KPI : % d’économies validées, économies récurrentes vs one-off, compliance au contrat, satisfaction interne.

• Scorecard fournisseur mensuelle : prix, qualité, délais, innovation, RSE.

• Clôture de projet : documentez les leviers qui ont fonctionné pour répliquer sur d’autres catégories.

8) Exemple condensé (PME industrielle)

• Dépenses annuelles catégorie “composants usinés” : 1,2 M€.

• Actions : consolidation de 6 sites → 2, RFQ à 5 fournisseurs, standardisation (-15% de variantes), VMI, escompte 1% à 15 jours, co-design sur 3 pièces lourdes.

• Résultat en 4 mois : -22% prix moyens, -4% logistique, -3% qualité (défauts divisés par 2) → -29% TCO. Le dernier pourcent est venu d’une indexation négociée plafonnant les hausses à +2%/an.

9) Erreurs fréquentes à éviter

• Négocier sans BATNA.

• Se focaliser sur le prix unitaire en oubliant transport, stock, non-qualité.

• Lancer un RFQ avec un cahier des charges flou.

• Oublier les clauses de sortie et les plafonds de révision.

• Promettre des volumes que vous ne pouvez pas tenir.

10) Modèles prêts à l’emploi

Email RFQ (extrait)

Objet : Appel d’offres – [Catégorie/Produit]
Bonjour,
Dans le cadre de la consolidation de nos achats, nous lançons un RFQ pour [périmètre].
Merci de compléter la grille jointe (prix décomposés, incoterms, MOQ, lead time, escompte, indexation) avant 2025.
Les critères d’attribution : TCO (50%), qualité & délais (30%), continuité & RSE (20%).
Cordialement,
[Nom, Fonction]

Grille de négociation (check-list rapide)

• Cible TCO : ___% | Seuil mini : ___% | BATNA : ____

• Concessions possibles → contreparties exigées

• Indices matière/énergie/fret : ___ / ___ / ___

• Clauses clés : indexation, SLA, bonus/malus, VMI, audit, sortie

• Prochaine étape & échéance

Conclusion

Obtenir jusqu’à 30% d’économies ne vient pas d’un “coup de poker”, mais d’une discipline : préparer, objectiver les coûts, activer plusieurs leviers, mettre en concurrence proprement, sécuriser contractuellement et mesurer. Commencez par une catégorie pilote, appliquez la méthode, puis déployez.